Trường Hợp Tiền Từ Cá Nhân Chuyển Vào Công Ty

TH1: Giám đốc chuyển vào công ty
TH2: Cá nhân mua hàng chuyển vào công ty
TH3: Nhân viên thu tiền rồi chuyển khoản tiền từ cá nhân vào công ty.

Theo quy định pháp luật thuế và kế toán hiện hành (Luật Quản lý thuế, Luật Doanh nghiệp, Thông tư 200/2014/TT-BTC, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan), việc cá nhân chuyển tiền vào tài khoản công ty phải được xử lý rõ ràng về bản chất dòng tiền, để tránh bị coi là doanh thu không giải trình được (bị tính thuế) hoặc ảnh hưởng đến chi phí hợp lý. Sau đây là cách xử lý theo từng trường hợp cụ thể

 

TH1: Giám đốc chuyển tiền cá nhân vào công ty​

➤ Mục đích:​

• Bổ sung vốn, hỗ trợ dòng tiền, hoặc cho công ty vay.

Hướng xử lý:​

1. Nếu là bổ sung vốn góp:
   • Phải có biên bản góp vốn, thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu góp thêm.
   • Hạch toán:
     Nợ 112 (tiền gửi ngân hàng)
     Có 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu)
2. Nếu là cho công ty vay (cá nhân cho vay):
   • Phải có hợp đồng vay tiền, thời hạn, lãi suất (nếu có), điều khoản trả.
   • Không bắt buộc công chứng, nhưng nên có văn bản rõ ràng.
   • Hạch toán:
     Nợ 112
     Có 338 (Phải trả khác - vay cá nhân)
3. Lưu ý:
   • Không được để dòng tiền này “treo” không rõ ràng → dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ là doanh thu không kê khai.

 

TH2: Cá nhân mua hàng, chuyển tiền vào công ty​

➤ Trường hợp: Khách hàng cá nhân thanh toán đơn hàng qua chuyển khoản​

Hướng xử lý:​

• Phải có chứng từ chứng minh giao dịch: đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng.
• Thể hiện rõ trên sổ sách bán hàng, có hóa đơn đầy đủ.

Hạch toán:​

Nợ 112
Có 511 (Doanh thu)
Có 3331 (Thuế GTGT đầu ra)

Lưu ý:​

• Phải xuất hóa đơn cho người mua, ngay cả khi khách hàng không lấy hóa đơn.
• Nếu không xuất hóa đơn, khoản tiền này có thể bị truy thu thuế.

 

TH3: Nhân viên thu tiền mặt rồi chuyển khoản cá nhân vào tài khoản công ty​

➤ Trường hợp: Khách thanh toán tiền mặt cho nhân viên bán hàng → nhân viên chuyển tiền qua tài khoản cá nhân vào công ty​

Hướng xử lý:​

1. Rất nhạy cảm với cơ quan thuế vì dễ bị coi là “doanh thu ngoài sổ sách” nếu không có chứng từ rõ ràng.
2. Cần làm:
   • Biên bản thu tiền mặt giữa nhân viên và khách.
   • Phiếu thu, biên nhận rõ ràng từ công ty.
   • Giấy nộp tiền vào công ty (ghi rõ nội dung: "Thu hộ công ty - nộp lại tiền mặt").
   • Phiếu kế toán nội bộ xác nhận lại.
3. Hạch toán tạm thời:
   Nợ 111 (tiền mặt) → khi nhân viên thu
   Có 131 (phải thu của KH) hoặc Có 511 (doanh thu)
   Khi nộp lại vào ngân hàng:
   Nợ 112
   Có 111

Lưu ý:​

• Cần tránh tình trạng nhân viên tự ý chuyển khoản không chứng từ → dễ bị hiểu nhầm là thu nhập khác không rõ nguồn gốc.