Khi khách chuyển tiền vào tài khoản công ty mua hàng trước khi xuất hóa đơn thì phải xử lý như thế nào ?
Trường hợp
khách hàng chuyển tiền vào tài khoản công ty trước khi công ty xuất hóa đơn, được hiểu là
thu tiền trước khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Tình huống này khá phổ biến và cần xử lý đúng theo quy định về
thời điểm lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu. Dưới đây là hướng dẫn mang tính tham khảo:
Xem thêm:
việc làm kế toán cần thơ
1. Về thời điểm lập hóa đơn
Theo
Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.”
Tuy nhiên, nếu
thu tiền trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, thì:
“Trường hợp tổ chức thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.”
→
Nếu công ty đã nhận tiền đặt cọc hoặc thanh toán trước, và đây là
tiền ứng trước cho hàng hóa, dịch vụ xác định được, thì
phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (dù chưa giao hàng).
2. Hạch toán kế toán và xử lý nghiệp vụ
| Nghiệp vụ | Tài khoản |
|---|
| Khi nhận tiền trước của khách hàng | Nợ 112 / Có 131 hoặc Có 3387 (doanh thu chưa thực hiện) |
| Khi xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu (nếu là hàng hóa đã chuyển) | Nợ 131 / Có 511, Có 3331 (thuế GTGT) |
| Nếu là đặt cọc, chưa xác định hàng hóa cụ thể | Có thể chưa lập hóa đơn, ghi nhận nhận tiền tạm ứng |
Trường hợp là
đặt cọc không xác định hàng hóa/dịch vụ cụ thể, có thể
chưa lập hóa đơn ngay, nhưng cần có biên bản hoặc hợp đồng rõ ràng, và theo dõi cẩn trọng về bản chất khoản thu.
3. Lưu ý về thuế
- Cơ quan thuế thường yêu cầu lập hóa đơn ngay khi nhận tiền ứng trước, trừ phi có chứng từ chứng minh đây là khoản đặt cọc không xác định hàng hóa cụ thể.
- Nếu không lập hóa đơn đúng thời điểm, có thể bị ấn định thời điểm tính doanh thu, hoặc xử phạt vi phạm về hóa đơn.
Gợi ý xử lý:
| Trường hợp | Gợi ý xử lý |
|---|
| Tiền ứng trước cho đơn hàng đã xác định rõ | Lập hóa đơn GTGT tại thời điểm nhận tiền |
| Tiền đặt cọc, chưa xác định hàng hóa cụ thể | Lập phiếu thu, ghi nhận là đặt cọc; theo dõi riêng và lập hóa đơn khi giao hàng |
Khuyến nghị: Bạn nên tham khảo thêm ý kiến của
kế toán trưởng,
cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc chuyên gia tư vấn để xử lý phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
