cần xử lý đúng về
chứng từ, nội dung thể hiện và
tài liệu đi kèm để đảm bảo đầy đủ về pháp lý, kế toán và thuế. Dưới đây là hướng dẫn mang tính tham khảo:
1. Nhận tiền đặt cọc hoặc thanh toán trước như thế nào?
Trường hợp 1: Thanh toán trước – đã xác định hàng hóa/dịch vụ cụ thể
- ➤ Doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền, theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- ➤ Ghi nhận doanh thu nếu đã giao hàng; nếu chưa, ghi nhận là doanh thu chưa thực hiện.
Trường hợp 2: Đặt cọc – chưa xác định rõ hàng hóa/dịch vụ hoặc chỉ là cam kết mua bán trong tương lai
- ➤ Chưa cần lập hóa đơn VAT, vì chưa phát sinh cung ứng hàng hóa/dịch vụ.
- ➤ Chỉ cần lập phiếu thu, phiếu đặt cọc, hoặc biên nhận tiền đặt cọc.
- ➤ Khi phát sinh giao hàng hoặc hoàn tất dịch vụ, mới lập hóa đơn theo giá trị thực hiện.
2. Nội dung phiếu đặt cọc/biên nhận tiền đặt cọc cần có
Mẫu phiếu đặt cọc nên có các nội dung sau:
- Thông tin bên đặt cọc và bên nhận đặt cọc (tên, địa chỉ, MST, đại diện)
- Ngày nhận tiền
- Số tiền đặt cọc (bằng số và bằng chữ)
- Hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản)
- Mục đích đặt cọc: ghi rõ là đặt cọc để mua hàng hóa/dịch vụ gì, hoặc để giữ chỗ/giao hàng trong tương lai.
- Cam kết xử lý tiền đặt cọc: có được hoàn lại không? Trừ vào đơn hàng sau? Điều kiện hủy cọc?
- Chữ ký hai bên (đóng dấu nếu có)
Nếu số tiền lớn, nên đi kèm
hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận đặt cọc để làm rõ quyền và nghĩa vụ.
3. Có cần lập hợp đồng mua bán không?
| Trường hợp | Có cần hợp đồng không? |
|---|
| Số tiền đặt cọc nhỏ, hàng hóa đơn giản | Không bắt buộc, có thể dùng báo giá + xác nhận đặt cọc |
| Số tiền lớn hoặc hàng hóa/dịch vụ có điều kiện (thời gian giao hàng, bảo hành, điều kiện thanh toán...) | Nên có hợp đồng hoặc ít nhất là thỏa thuận đặt cọc |
| Giao dịch có rủi ro tranh chấp | Nên có hợp đồng để đảm bảo quyền lợi đôi bên |
Gợi ý hồ sơ tối thiểu khi nhận đặt cọc
| Tài liệu | Ghi chú |
|---|
| Phiếu thu/phiếu đặt cọc | Có chữ ký người nộp tiền |
| Biên nhận/biên bản đặt cọc | Ghi rõ nội dung, thời điểm và mục đích |
| Báo giá hoặc email xác nhận | Để chứng minh mục đích thanh toán |
| Hợp đồng mua bán (nếu có) | Là căn cứ pháp lý rõ ràng nhất |
Lưu ý quan trọng:
- Nếu sau này giao hàng hóa/dịch vụ, bạn phải lập hóa đơn đủ giá trị, kể cả đã nhận đặt cọc trước đó.
- Không lập hóa đơn sai thời điểm, tránh rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử phạt.
Khuyến nghị: Trong thực tế, bạn nên tham khảo thêm ý kiến kế toán trưởng, chuyên gia thuế hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp nếu giá trị giao dịch lớn hoặc có yếu tố phức tạp.
